Comment envoyer un message à votre patron quand vous êtes malade! Comment écrire un email

Jun 13, 2017


 Quand vous ne vous sentez pas bien, comment prévenir votre patron?

 

SI vous travaillez au Japon depuis longtemps, il est toujours possible de tomber malade, et de ne pas être en mesure de travailler ce jour là.
Je vous ai déjà parlé de quoi faire lorsque vous n’êtes pas en capacité de travailler dans l’article précédent:

 

Que faire lorsque vous ne pouvez pas travailler pour cause de maladie? Comment prendre un jour de congé convenablement au Japon(English Only)

 

https://guidable.co/work/what-do-you-when-you-cannot-go-to-work-because-of-illness-appropriate-ways-to-take-a-day-off/

 

 

Les explications sont primordiales!

 

Dans cet article, je vais vous parler des bonnes manières à adopter lorsque vous avez besoin de prévenir votre patron ou vos collègues de votre absence.

Cet article va vous expliquer les règles importantes à suivre pour informer votre patron de votre absence et vous donner quelques exemples de messages à envoyer. J’espère que vous pourrez en tirer le meilleur!

 

Dans la société d’aujourd’hui, la plupart des communications en entreprise se font par emails ou par sms. De plus en plus d’entreprises acceptent que leurs employés utilisent les sms ou les emails pour informer de leur absence. Néanmoins, il est toujours mieux de prévenir son patron directement par téléphone, parce que vous voulez être le plus poli possible.

 

Ainsi, si vous ne savez pas quel est le moyen le plus approprié pour prévenir votre patron de votre absence, vous devriez lui demander avant si il est convenable de le faire par sms.

S’il se trouve que vous ne pouvez pas venir travailler tôt un matin, il est préférable de prévenir votre patron aussi vite que possible. Cependant, si vous appelez ou envoyez un message à votre patron trop tôt, il se peut qu’il ne puisse pas le recevoir car il n’est pas encore au bureau. Ainsi, si vous prévoyez d’appeler le bureau ou votre lieu de travail, rappelez vous de le faire 10 minutes avant l’ouverture.

 

Parfois, vous ne pourrez pas appeler le bureau ou votre patron directement pour diverses raisons. Par exemple, vous pourriez ne pas être en capacité d’utiliser votre téléphone parce que vous êtes à l’hôpital.

Je vais donc vous expliquer quelle est la bonne façon d’envoyer un message à votre patron pour prévenir de votre absence.

Les contours de votre email

 

Votre email doit être construit comme ceci:

 

Excusez-vous de votre absence

Expliquez les raisons de votre absence

Indiquez qui va vous remplacer au travail

Excusez-vous encore pour les inconvénients que vous causez

 

Un modèle d’email

 

Premièrement, commencez par un titre comme ceci:

 

Titre : [勤怠連絡]体調不良によりお休みをいただきます

 

勤怠(Kintai) veut dire “présence et absence”, et dans ce cas-là cela veut dire absence. Vous devez d’abord montrer que le sujet de votre email est votre absence. Dans la phrase suivante vous devez expliquer les raisons de votre absence. Si vous voulez dire que vous ne vous sentez pas bien, 体調不良(taichou furyou) est une bonne expression à utiliser.

 

La construction de votre paragraphe devrait ressembler à ceci:

 

〇〇(votre nom)です。おはようございます。(salutations) 本日、体調不良につきお休みさせていただきます。(informez de votre absence et les raisons de celle-ci)

Dans la première phrase vous informez de votre absence et en donnez les raisons.
La phrase suivante devrait être comme suit:

 

ご迷惑おかけし大変申し訳ありません(Excusez-vous des problèmes causés) 。昨夜から〇〇(symptômes et maladie) のため安静にしておりましたが、今朝になっても改善されません。

(Expliquez que malgrés une nuit de sommeil, vous souffrez toujours des symptômes de la maladie.)

 

 

通院して静養するため、申し訳ありませんが本日はお休みさせてください。

(Expliquez que vous allez à l’hôpital aujourd’hui, et prévenez que vous prenez un jour de congés)

 

なお、本日の〇〇(nom du projet)の件については、〇〇(nom de votre collègue)さんに別途メールにて依頼する予定です。

(Informez votre patron que vous allez demander à votre collègue de vous remplacer par email)

 

詳しい状況は症状が落ち着き次第、折り返しこちらからまた連絡させていただきます。

(Expliquez à votre patron que vous allez fournir une explication plus détaillée quand vous aurez récupéré de votre maladie, et dites-lui que vous le / la contacterez à ce moment là)

 

急を要する連絡には、私の携帯電話やメールにて対応させていただくようにいたします。

(Dites à votre patron que vous avez demandé à vos collègues de vous contacter par sms pour des problèmes urgent)

 

ご迷惑をおかけしてすみませんが何卒よろしくお願いします。

(Excusez-vous encore pour la gêne occasionnée)

 

 

Ceci est l’exemple d’email le plus approprié pour prévenir votre patron de votre absence. Ce modèle d’email devrait être utilisé si vous travaillez dans un bureau. Si vous êtes un travailleur à temps partiel, vous n’avez pas besoin d’utiliser autant de formes. La chose la plus important est de se préparer des modèles d’emails, de manière à pouvoir les utiliser rapidement dans des situations urgentes!

 

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