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Quando non ci si senti bene, come si deve inviare un messaggio al proprio capo?

Lavorando a lungo in Giappone, capiterà di ammalarsi e non poter quindi andare al lavoro quel giorno.

[Abbiamo già parlato di cosa fare quando non ci si sente in grado di lavorare nel precedente articolo:

Cosa fare quando non puoi andare al lavoro perché sei malato? I modi corretti per prendersi un giorno di riposo in Giappone:(English Only) https://guidable.co/work/what-do-you-when-you-cannot-go-to-work-because-of-illness-appropriate-ways-to-take-a-day-off/ ]

Le spiegazioni sono molto importanti!

In questo articolo, vorremmo parlare del corretto metodo da utilizzare quando si ha bisogno di inviare messaggi al capo o ai colleghi in merito ad un’assenza. In questo articolo vengono spiegate le regole importanti per informare dell’assenza, incluso un esempio di messaggio da inviare al capo. Spero che possiate sfruttare al meglio questi consigli!

Nella società moderna, la maggior parte della comunicazione sul luogo di lavoro viene effettuata tramite e-mail e messaggi. Ci sono sempre più aziende che accettano la comunicazione dell’assenza da parte di un dipendente tramite messaggi o e-mail. Tuttavia, è meglio comunicarla al capo direttamente per telefono in modo da essere il più educato possibile.Pertanto, nel caso in cui non si conosca il modo appropriato per segnalare l’assenza, sarebbe meglio chiedere al capo in anticipo se è corretto inviare un messaggio per segnalarla.

Se si scopre di non essere in grado di lavorare solamente al mattino presto, è meglio inviare un messaggio al capo il prima possibile. Tuttavia, chiamando o inviando un messaggio troppo presto, il capo potrebbe non essere in grado di ricevere il messaggio, poiché non ancora in ufficio. Quindi, se si ha intenzione di chiamare l’ufficio o il posto di lavoro, ricordate di chiamare 10 minuti prima che l’azienda apra.A volte, potrebbe non essere possibile chiamare direttamente l’ufficio o il capo per vari motivi. Ad esempio, se non si è in grado di utilizzare il telefono perché si è in ospedale.

In questo caso, vediamo di spiegare il formato appropriato per mandare messaggi al capo riguardo alle assenze.

Schema della mail

Lo schema generale del messaggio dovrebbe essere simile a questo:

Scusarsi per l’assenza

Spiegare il motivo per cui si è assenti

Spiegare chi ci sostituirà nel lavoro

Scusarsi ancora per aver causato disagi

Esempio di mail

Innanzitutto, è bene scrivere l’oggetto in questo modo:

Oggetto: [勤 怠 連絡] 体 調 不良 に よ り お 休 み を い た だ き ま す

勤 怠 (Kintai) significa “presenze e assenze”, e in questo caso significa assenza. Per prima cosa si deve dimostrare che si sta scrivendo per informare di un’assenza. E nella frase successiva, si deve spiegare la ragione dell’assenza. Se si vuole dire che non ci si sente bene, 体 調 不良 (taichou furyou) è una buona parola da utilizzare.

Dopodiché il testo del messaggio dovrebbe assomigliare a questo:

〇〇 (il tuo nome) で す. お は よ う ご ざ い ま す. (Saluto) 本 日, 体 調 不良 に つ き お 休 み さ せ て い た だ き ま す. (Sto informando dell’assenza assenza e la ragione)

Nella prima frase si sta informando della propria assenza ed il relativo motivo.

Le prossime frasi dovrebbero essere le seguenti:

ご 迷惑 お か け し 大 変 申 し 訳 あ り ま せ ん (scusa per i disagi provocati). 昨夜 か ら 〇〇 (malattie e sintomi) の た め 安静 に し て お り ま し た が, 今朝 に な っ て も 改善 さ れ ま せ ん.

(Spiegando che si è affetti da malattia e che ci si è riposati durante la notte, ma non si è ancora guariti).

通 院 し て 静養 す る た め, 申 し 訳 あ り ま せ ん が 本 日 は お 休 み さ せ て く だ さ い.

(Spiegando che si sta andando all’ospedale e informando che si sta prendendo un giorno di riposo)

な お, 本 日 の 〇〇 (nome del progetto) の 件 に つ い て は, 〇〇 (nome del collega) さ ん に 別 途 メ ー ル に て 依 頼 す る 予 定 で す.

(Si informa il capo che si sta chiedendo al collega di sostituirci nel lavoro tramite e-mail).

詳 し い 状況 は 症状 が 落 ち 着 き 次第, 折 り 返 し こ ち ら か ら ま た 連絡 さ せ て い た だ き ま す.

(SI informa il capo che si fornirà una spiegazione più dettagliata dopo essere guariti dalla malattia, e che lo si informerà presto)

急 を 要 す る 連絡 に は, 私 の 携 帯 電話 や メ ー ル に て 対 応 さ せ て い た だ く よ う に い た し ま す.

(Si informa il capo che è stato riferito al collega che per ogni problema urgente è possibile chiamarti al telefono)

ご 迷惑 を お か け し て す み ま せ ん が 何 卒 よ ろ し く お 願 い し ま す.

(ulteriori scuse per aver causato problemi.)

Questo è uno dei modelli più adatti su come scrivere un messaggio per informare il capo dell’ assenza. Questa forma di email dovrebbe essere utilizzata sia che si lavori in ufficio sia in caso di lavoro part-time, non è necessario scrivere in modo formale. La cosa più importante è cercare di creare molti esempi di email, pronti per essere utilizzati in caso di urgenza!