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Quando não está se sentindo muito bem, como deve escrever para seu chefe?
Se está trabalhando há muito tempo no Japão, é sempre possível você ficar doente e não poder trabalhar no dia.
Eu já falei sobre o que fazer quando você acha que não consegue trabalhar no artigo anterior: O que fazer quando não poderá trabalhar por causa de uma doença? Maneiras apropriadas para descansar no Japão (Inglês)
Explicação é muito importante!
Nesse artigo, eu gostaria de falar mais sobre as maneiras básicas que precisa ter em mente quando for mandar mensagem para seu chefe ou colega sobre sua ausência. Esse artigo explicará as regras importantes sobre informar sua ausência e um exemplo de como escrever para seu chefe. Espero que consiga usá-los sem problemas!
Na sociedade atual, a maior parte de comunicação em um escritório é feita entre emails e mensagens. Cada vez mais, companhias aceitam que seus trabalhadores informem sobre sua ausência por mensagens ou emails. Porém, é melhor contatar seu chefe diretamente por ligação porque você quer ser o mais educado possível.
Sendo assim, se não sabe o jeito apropriado de escrever sobre sua ausência, você deve perguntar para seu chefe se tem algum problema em mandar mensagem sobre sua ausência.
Se descobrir que não poderá trabalhar de manhã cedo, é preferível que escreva para seu chefe o mais rápido possível. Porém, se você ligar ou escrever para seu chefe muito cedo, é possível que não receba sua mensagem, por ainda não estarem no escritório. Assim, se pensa em lugar para seu escritório, lembre-se de ligar 10 minutos antes de abrirem.
As vezes não é possível ligar diretamente para seu escritório ou chefe por vários motivos. Por exemplo, se estiver em um hospital, não será possível usar o seu celular.
Então, estou aqui para te ensinar a como escrever para seu chefe sobre sua ausência.
Faça um esboço do seu email
O esboço geral do seu email deve parecer assim:
Se desculpe pela sua ausência.
Explique por que estará ausente.
Explique quem irá substituir seu trabalho.
Se desculpe novamente pela inconveniência.
Modelo de como escrever um email
Primeiro, seu título deverá ser assim:
Título: [勤怠連絡]体調不良によりお休みをいただきます
勤怠(Kintai) significa “presença e ausência” e nesse contexto significa ausência. Primeiro, você precisa mostrar que está escrevendo para informar a sua ausência. Na próxima sentença, você deve explicar o por quê da mesma. Se quer dizer que não se sente bem, 体調不良(taichou furyou) é uma boa palavra para se usar.
E o parágrafo do corpo deverá ser assim:
〇〇(seu nome)です。おはようございます。(cumprimento) 本日、体調不良につきお休みさせていただきます。(informar a sua ausência e motivo)
Na primeira sentença você está informando sobre a sua ausência e motivo.
As seguintes sentenças deverão ser assim:
ご迷惑おかけし大変申し訳ありません(se desculpe pela incoveniência) 。昨夜から〇〇(doença e sintomas) のため安静にしておりましたが、今朝になっても改善されません。(Explique que está doente e que descansou ontem a noite, mas que não melhorou)
通院して静養するため、申し訳ありませんが本日はお休みさせてください。(Explique que irá ao hospital hoje e escreva que irá descansar no dia)
なお、本日の〇〇(nome do seu projeto)の件については、〇〇(nome do seu colega)さんに別途メールにて依頼する予定です。(Informe seu chefe que está pedindo ao seu colega para substituir seu trabalho por email)
詳しい状況は症状が落ち着き次第、折り返しこちらからまた連絡させていただきます。(Diga ao seu chefe que dará uma explicação mais detalhada assim que melhorar da sua doença e diga que irá o ou a contatar)
急を要する連絡には、私の携帯電話やメールにて対応させていただくようにいたします。
(Diga que falou para seu colega o mandar mensagem, caso algo urgente ocorra)
ご迷惑をおかけしてすみませんが何卒よろしくお願いします。
(Se desculpe mais uma vez pela inconveniência)
Esse é um dos mais comuns modelos de como escrever para seu chefe sobre a sua ausência. Essa forma de email deve ser usada em escritórios e se é apenas meio-período, não é necessário escrever de forma tão formal. O mais importante é tentar criar novos modelos para que possa usar quando uma situação urgente surgir!
